Положение о персональных данных

1 Назначение и область действия

1.1. Положение определяет внутренний порядок работы с персональными данными в Муниципальное автономное учреждение молодежной политики «Центр поддержки талантливой молодежи «Новые имена» (МАУМП «Новые имена», далее — Учреждение), в том числе данными работников, кандидатов, бывших работников, заявителей, участников и законных представителей.

1.2. Представительство Учреждения: МАУМП «Новые имена» в лице исполняющего обязанности директора Викульева Игоря Борисовича, действующего на основании приказа № 139-длс Главного управления молодежной политики администрации города Красноярска от 25.09.2026 г. Адрес Учреждения: 660025, г. Красноярск, ул. Академика Вавилова, д. 25а. Для обращений используется mumzkr@mail.ru и телефон +7 (391) 213-07-64.

1.3. Положение применяется совместно с Политикой обработки персональных данных, требованиями главы 14 ТК РФ, Закона № 152-ФЗ и действующими правилами учета и хранения документов. Оно не создает дополнительных оснований обработки сверх предусмотренных законом.

1.4. Общедоступная Политика предназначена для информирования субъектов. Настоящее Положение регулирует внутренние процедуры и не заменяет сведения, которые оператор обязан опубликовать.

2 Цели и основания

2.1. До начала каждого процесса определяется законная цель, категория субъектов, перечень необходимых данных, основание, операции, способ обработки, получатели, срок хранения и порядок уничтожения. Сведения оформляются в реестре процессов; назначение доступа определяется выполняемыми работником функциями.

2.2. Для заявок и записи в клубы применяются цели и состав данных, установленные Политикой. Поля Яндекс Форм проверяются на необходимость; запрещено собирать данные «на будущее» без самостоятельной конкретной цели.

2.3. При трудовых отношениях обрабатываются только сведения, необходимые для выполнения установленных законом обязанностей и трудового договора: идентификация, кадровый, страховой, воинский и налоговый учет, оплата труда, обеспечение установленных гарантий и безопасности.

2.4. Получение сведений о работнике от третьих лиц допускается с соблюдением требований ТК РФ, в том числе предварительного информирования и письменного согласия в необходимых случаях. У работника запрашиваются документы, предусмотренные законом; необоснованное копирование и сохранение всех страниц документов не допускаются.

2.5. Данные о здоровье и другие специальные категории, а также биометрические данные обрабатываются только при наличии специального основания и установленных законом условий. Наличие фотографии в документах само по себе не означает использование биометрии для установления личности.

2.6. Данные несовершеннолетних и их представителей обрабатываются с учетом возраста и дееспособности. Полномочия представителей проверяются без создания избыточных копий документов. Публикация фото и имен рассматривается отдельно от записи на занятие.

3 Согласия и допуск к данным

3.1. Согласие, когда оно является основанием обработки, оформляется отдельно от договора, пользовательского соглашения и иных подтверждаемых документов. Форма согласия должна позволять установить субъекта, цель, состав действий и подтверждение волеизъявления. Дополнительные требования к письменному согласию соблюдаются в предусмотренных законом случаях.

3.2. Согласие на распространение оформляется самостоятельно. Сведения о допустимой публикации, сроках, запретах и условиях фиксируются и доводятся до работников, размещающих материалы. Общий доступ к документу не создает права на дальнейшее неограниченное распространение данных.

3.3. Доступ предоставляется по служебной необходимости. Работники знакомятся с правилами обработки и конфиденциальности, используют индивидуальные учетные записи, не передают пароли и сообщают о нарушениях по установленному внутреннему каналу.

3.4. При увольнении или изменении функций доступ пересматривается либо прекращается. Бумажные носители и электронные документы передаются уполномоченному работнику с учетом и без неконтролируемого копирования.

3.5. Не допускаются хранение рабочих баз в личных облачных аккаунтах, пересылка реестров через неутвержденные каналы и предоставление доступа подрядчикам без проверки основания и установленных условий обработки.

4 Информационные системы и подрядчики

4.1. Заявки принимаются через Яндекс Формы. Доступ к ответам предоставляется ограниченному кругу работников; учетная запись защищается предусмотренными сервисом средствами. Экспорт ответов и резервные копии включаются в учет мест хранения, сроков и правил уничтожения.

4.2. Для сбора данных граждан РФ применяются базы в РФ в соответствии с частью 5 статьи 18 Закона № 152-ФЗ. Применение иностранного сервиса или сервера допускается только после правовой и технической проверки соответствующей операции; согласие субъекта не заменяет требования локализации.

4.3. Перед поручением обработки подрядчику проверяются основание, объем данных и меры защиты. В поручении определяются обязательные условия по статье 6 Закона № 152-ФЗ, включая цели, операции, конфиденциальность, безопасность, подтверждение исполнения и сообщения об инцидентах.

4.4. Передача в государственные органы, фонды, банки и иным получателям производится по подтвержденному основанию, в объеме соответствующей цели и с учетом специальных требований. Запрос получателя сам по себе не освобождает от проверки его полномочий.

4.5. Состав технических журналов, cookies, резервных копий и сроки их хранения фиксируются по фактическим настройкам. Сторонние счетчики веб-аналитики не используются. Новые сервисы не подключаются без пересмотра оснований и информирования субъектов в необходимых случаях.

5 Хранение и обращения субъектов

5.1. Для каждого вида документа устанавливается срок по применимым архивным, трудовым, бухгалтерским, налоговым и иным требованиям. Номенклатура дел содержит основание, начало исчисления срока и действие после его истечения. Произвольное бессрочное хранение не допускается.

5.2. Если закон не требует иного, после завершения цели данные подлежат прекращению обработки и уничтожению в сроки статьи 21 Закона № 152-ФЗ. Для кадрового резерва после отказа кандидату требуется отдельное законное основание. Полученные по отзыву согласия документы сохраняются только в необходимом для учета законных обязанностей объеме.

5.3. Работник вправе знакомиться со своими данными и получать предусмотренные законом копии, требовать исправления и обжаловать нарушения. Реализация этих прав не влечет неблагоприятных последствий и осуществляется с соблюдением прав других лиц.

5.4. Запрос регистрируется в день поступления, проверяются личность и полномочия заявителя и определяется применимый срок. Доступ к данным по статье 20 Закона № 152-ФЗ обеспечивается в пределах 10 рабочих дней; мотивированное продление — до 5 рабочих дней. Специальные, в том числе более короткие, сроки ТК РФ применяются при их наличии.

5.5. Подтвержденные неточности исправляются в пределах 7 рабочих дней. Данные, незаконно полученные или не требующиеся для заявленной цели, уничтожаются в пределах 7 рабочих дней после представления подтверждающих сведений с необходимым извещением. Получатели неверных данных уведомляются в предусмотренных законом случаях.

5.6. Требование прекратить обработку исполняется в пределах 10 рабочих дней с возможностью мотивированного продления до 5 рабочих дней и с учетом законных исключений. При отзыве согласия проверяются независимые основания; при их отсутствии данные уничтожаются в пределах 30 дней, если иной срок правомерно не установлен.

5.7. Выявленная неправомерная обработка прекращается в пределах 3 рабочих дней. Если обеспечить правомерность нельзя, данные уничтожаются в пределах 10 рабочих дней с предусмотренными законом уведомлениями. При объективной невозможности уничтожить данные в срок они блокируются с последующим уничтожением в пределах 6 месяцев, если законом не предусмотрен иной срок.

6 Порядок уничтожения

6.1. Перед уничтожением проверяются завершение цели, истечение обязательного хранения и отсутствие иных законных оснований. Фиксируются состав данных и все контролируемые места хранения, включая выгрузки, электронную почту, локальные копии и резервирование.

6.2. Бумажные носители уничтожаются способом, исключающим восстановление. Электронные данные удаляются средствами, обеспечивающими прекращение доступа и невозможность дальнейшего восстановления в предусмотренном режиме. Простое перемещение в корзину не считается достаточным подтверждением уничтожения.

6.3. Уничтожение подтверждается по приказу Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179: актом при неавтоматизированной обработке; актом и выгрузкой журнала событий при автоматизированной или смешанной. В документах указываются предусмотренные приказом сведения. Подтверждения сохраняются 3 года с момента уничтожения.

6.4. Когда обработка поручена другому лицу, запрашивается необходимое подтверждение прекращения и уничтожения у этого лица. Уничтожение не должно приводить к утрате документации, которую необходимо хранить по закону.

7 Инциденты и контроль

7.1. Работник незамедлительно сообщает о признаках утечки, постороннего доступа, утери носителя или вредоносного кода руководителю по внутреннему каналу. Сохраняются доказательства, ограничивается дальнейший неправомерный доступ и начинается расследование; самостоятельное сокрытие следов не допускается.

7.2. При инциденте, подпадающем под часть 3.1 статьи 21 Закона № 152-ФЗ, первичное уведомление Роскомнадзора направляется не позднее 24 часов после выявления; сведения о результатах расследования — не позднее 72 часов. Фиксируются время выявления, обстоятельства, категории данных, предполагаемый вред, принятые меры и установленные причастные лица. Применяются также иные обязательные процедуры реагирования, если они предусмотрены для соответствующей системы.

7.3. Учреждение проверяет соответствие уведомления Роскомнадзора фактическим целям, категориям данных, адресам баз и используемым технологиям. Начало, изменение и прекращение обработки отражаются в уведомлениях в случаях и сроках статьи 22 Закона № 152-ФЗ.

7.4. Периодически пересматриваются права доступа, состав форм, сроки хранения, наличие копий, исполнение подрядчиками обязательств и меры защиты. Выявленные нарушения устраняются с учетом обязательных сроков, а работники знакомятся с изменениями.

8 Заключительные положения

8.1. Положение определяет порядок обработки и защиты персональных данных в Учреждении и применяется во взаимосвязи с Политикой обработки персональных данных и иными локальными актами. При расхождении с обязательными требованиями законодательства применяются требования законодательства.

8.2. Учреждение обеспечивает ознакомление работников, допущенных к персональным данным, с настоящим Положением и контроль его исполнения. Актуальная редакция размещается на Сайте. Дата публикации редакции — 9 ноября 2026 года.

8.3. Нарушения влекут ответственность в пределах закона; Положение не вводит не предусмотренные законом штрафы работникам. Права субъектов сохраняются независимо от внутренних организационных процедур.